Un exemple concret de rapprochement bancaire !

Une facture reçue par e-mail, une autre disponible uniquement dans l'espace client d'un fournisseur, un reçu enregistré sur un ordinateur… Lorsque personne ne s'en occupe régulièrement, les pièces manquantes s'accumulent et il faut ensuite tout retrouver au moment de transmettre les éléments au comptable.

C'est typiquement une tâche administrative qui peut être externalisée.
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Concrètement, comment cela fonctionne ?

L'assistant administratif dispose d'un accès à l'outil comptable utilisé par l'entreprise, celui-ci est connecté à son compte bancaire.

Il peut ainsi consulter régulièrement les différentes transactions et vérifier, ligne par ligne, si le justificatif correspondant est disponible.

L'objectif est simple : associer à chaque transaction le bon document afin que le comptable puisse ensuite récupérer les pièces dont il a besoin.

L'assistant n'intervient pas à la place du comptable : il prépare, collecte et organise les documents nécessaires au suivi comptable de l'entreprise.
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Retrouver les justificatifs

Pour chaque transaction, l'assistant recherche le justificatif correspondant.

Selon l'organisation de l'entreprise, plusieurs possibilités existent.

Les factures peuvent par exemple être reçues sur une adresse e-mail dédiée, à laquelle l'assistant a accès.

Elles peuvent également être disponibles directement sur les espaces clients des différents fournisseurs : logiciels SaaS, téléphonie, assurances, prestataires, plateformes en ligne…

Avec les accès nécessaires, l'assistant peut se connecter régulièrement à ces différents espaces pour récupérer les factures.

Une fois le document retrouvé, il est ajouté dans l'outil comptable et associé à la transaction correspondante.
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Et lorsqu'un justificatif est introuvable ?

Tout ne peut évidemment pas toujours être retrouvé par l'assistant.

Un achat effectué directement par le dirigeant, un ticket de restaurant, une dépense ponctuelle ou encore une facture envoyée sur une adresse personnelle peuvent nécessiter son intervention.

Plutôt que de solliciter le client au fil de l'eau pour chaque document manquant, l'assistant peut établir régulièrement une liste des justificatifs qui restent à fournir.

Le client sait ainsi précisément quels documents rechercher.

Une fois les justificatifs reçus, l'assistant les ajoute à l'outil comptable et complète le suivi.
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Un classement organisé chaque mois

Le travail ne s'arrête pas nécessairement à l'ajout des pièces dans l'outil comptable.

Chaque mois, l'assistant peut également archiver les justificatifs dans l'espace documentaire partagé avec l'entreprise, par exemple sur Dropbox ou SharePoint.

Les documents peuvent être classés selon une arborescence définie avec le client : année, mois, fournisseurs, type de dépenses…

L'entreprise conserve ainsi ses propres archives organisées et facilement accessibles.
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Une routine administrative simple

Une fois le fonctionnement mis en place, cette mission devient une routine mensuelle :
1-consulter les nouvelles transactions dans l'outil comptable ;
2-vérifier les justificatifs déjà disponibles ;
3-récupérer les factures reçues par e-mail ou disponibles sur les espaces fournisseurs ;
4-associer chaque justificatif à la transaction correspondante ;
5-identifier les pièces manquantes ;
6-envoyer au client la liste des documents à fournir ;
7-intégrer les justificatifs reçus ;
8-archiver les documents dans l'espace partagé.

Le comptable dispose alors des pièces nécessaires dans son outil, tandis que l'entreprise conserve une documentation organisée.
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Pourquoi déléguer cette tâche ?

Pris séparément, retrouver une facture ou ajouter un justificatif ne demande que quelques minutes.

Mais lorsqu'il faut répéter l'opération pour des dizaines de transactions, se connecter à plusieurs espaces fournisseurs et relancer la recherche des pièces manquantes, le temps consacré à cette tâche devient rapidement important.

Et parce qu'elle n'est pas toujours prioritaire, elle est facilement repoussée.

L'intérêt de l'externalisation est justement d'instaurer une routine régulière, sans que le dirigeant ait à penser chaque mois à effectuer lui-même toutes ces vérifications.

Son intervention peut alors se limiter à transmettre les quelques justificatifs que l'assistant n'a pas pu retrouver.
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Une tâche régulièrement confiée à Timaa

Le suivi des transactions et des justificatifs est un bon exemple de tâche administrative qui peut être facilement externalisée.

L’intérêt est de confier des tâches récurrentes et chronophages tout en conservant ses outils, ses habitudes et la maîtrise de son entreprise.

Retrouvez toutes les informations sur notre accompagnement sur le site Timaa.