Congés, arrêts maladie, heures supplémentaires, dimanches travaillés, titres-restaurant, remboursement des transports… Toutes ces informations doivent être recensées, vérifiées et transmises.

Dans une petite entreprise, cette préparation est souvent réalisée directement par le dirigeant ou par un membre de l’équipe. Et même avec seulement quelques salariés, elle peut rapidement prendre du temps.
Pourtant, la préparation des variables de paie est une tâche administrative qui peut être externalisée.

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Que sont les variables de paie ?

Le salaire d’un collaborateur peut évoluer d’un mois à l’autre en fonction de son temps de travail, de ses absences ou encore de certains avantages.
Avant d’éditer les bulletins de paie, le cabinet RH a donc besoin de connaître tous les événements susceptibles d’avoir un impact sur la paie du mois.
Le rôle de l’assistant administratif est de centraliser et préparer ces informations avant de les transmettre au professionnel chargé de la paie.

1- Récupérer les plannings et les absences

Le fonctionnement peut être très simple.
Chaque mois, le client transmet à l’assistant les plannings des salariés ainsi que les informations concernant les éventuelles absences.
À partir de ces éléments, l’assistant prépare les variables de paie.
Il peut notamment identifier et récapituler :

les heures supplémentaires ;
les jours fériés travaillés ;
les dimanches travaillés ;
les heures de nuit ;
les congés payés ;
les jours de récupération ;
les arrêts de travail ;
les absences pour maladie ;
les autres absences intervenues au cours du mois.

L’assistant peut également réunir les documents nécessaires pour justifier certaines de ces situations.

2- Calculer les heures supplémentaires

Le calcul et le suivi des heures supplémentaires peuvent être particulièrement chronophages lorsque les horaires varient d’une semaine à l’autre.
À partir des plannings transmis et des règles applicables communiquées par l’entreprise ou son cabinet RH, l’assistant peut préparer le décompte des heures réalisées.
Il identifie les éventuelles heures supplémentaires ainsi que les situations particulières : travail un dimanche, un jour férié ou pendant des horaires de nuit.
Ces éléments sont ensuite présentés de manière structurée au cabinet RH afin qu’il puisse les intégrer dans la paie conformément aux règles applicables à l’entreprise.

3- Centraliser les absences

La préparation des variables implique également de vérifier les absences de chaque salarié.
Congés payés, récupération, maladie, arrêt de travail… L’assistant centralise les informations et les éventuels justificatifs afin que le cabinet RH dispose d’un récapitulatif complet.
Cette organisation permet notamment d’éviter les oublis et les échanges de dernière minute au moment de la préparation des bulletins.

4- Préparer les remboursements de transport

Lorsque l’entreprise prend en charge tout ou partie des frais de transport de ses salariés, l’assistant peut également assurer le suivi administratif de ces remboursements.
Il récupère les justificatifs transmis par les salariés, les classe et communique au cabinet RH les éléments nécessaires à leur prise en compte sur le bulletin de paie.

5- Calculer le nombre de titres-restaurant

Autre élément qui peut varier chaque mois : le nombre de titres-restaurant acquis par chaque salarié.
À partir des jours travaillés, des absences et des règles définies par l’entreprise, l’assistant prépare le nombre de titres à attribuer à chaque collaborateur.
Cette information est intégrée aux variables transmises au cabinet RH.
Lorsque l’entreprise lui donne accès à la plateforme de son fournisseur de titres-restaurant, l’assistant peut également effectuer la commande ou le chargement correspondant.

6- Transmettre un récapitulatif au cabinet RH

Une fois toutes les informations collectées et vérifiées, l’assistant prépare un récapitulatif des variables de paie pour chaque salarié.
Il le transmet au cabinet RH avec les éventuels justificatifs nécessaires.
Le cabinet dispose ainsi des informations dont il a besoin pour établir les bulletins de paie et réaliser les déclarations sociales, notamment la DSN.

Le rôle de l’assistant administratif et celui du professionnel de la paie restent ainsi bien distincts : l’assistant collecte, organise et prépare les informations ; le cabinet RH réalise la paie et les déclarations correspondantes.

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Et après l’édition des bulletins ?

L’intervention de l’assistant peut continuer une fois les bulletins préparés.
Lorsque les bulletins sont disponibles et après les validations nécessaires, il peut organiser le paiement des salaires avec la personne habilitée au sein de l’entreprise.
Il peut également assurer la transmission des bulletins aux salariés selon le processus mis en place par l’entreprise ainsi que l’archivage.

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Une routine RH qui revient tous les mois

Comme beaucoup de tâches administratives, la préparation des variables de paie n’est pas exceptionnellement complexe prise isolément. C’est surtout une tâche récurrente qui nécessite de la rigueur et du temps chaque mois.
Le processus peut par exemple être organisé ainsi :

1- Récupérer les plannings et les informations sur les absences ;

2- Vérifier les heures travaillées et préparer le décompte des heures supplémentaires ;

3- Identifier les dimanches, jours fériés ou heures de nuit travaillés ;

4- Recenser les congés et autres absences ;

5- Récupérer les justificatifs nécessaires ;

6- ¨Préparer les éléments liés aux transports et aux titres-restaurant ;

7- Transmettre un récapitulatif complet au cabinet RH ;

8- Après validation de la paie, organiser les actions administratives restantes.

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Pour le dirigeant, l’intérêt est de ne plus avoir à reconstruire lui-même toutes ces informations au moment où le cabinet RH les réclame.
La préparation des variables de paie est un exemple concret des tâches administratives RH qui peuvent être confiées à Timaa.

Retrouvez toutes les informations sur le service d’assistance administrative externalisée de Timaa sur notre site.

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