Déléguer son administratif : par où commencer ?

Les premiers clients arrivent, l'activité se développe et, progressivement, les tâches administratives s'accumulent : devis, factures, relances, documents à transmettre au comptable, suivi des fournisseurs, notes de frais, dossiers administratifs, gestion des salariés…

Au départ, cela semble encore gérable. Une facture à envoyer prend quelques minutes. Une relance aussi. Et puis, mises bout à bout, toutes ces petites tâches commencent à occuper une place importante dans la semaine.
Le problème n'est pas que l'administratif soit inutile. Bien au contraire : il est indispensable au bon fonctionnement d'une entreprise. Mais le temps passé à gérer ces tâches est autant de temps qui n'est pas consacré aux clients, au développement commercial ou tout simplement au cœur de métier.

C'est souvent à ce moment-là que se pose une question : est-ce que je devrais déléguer une partie de mon administratif ?

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À quel moment faut-il commencer à déléguer ?

Il n'est pas nécessaire d'attendre d'être complètement débordé.
Certains signes peuvent montrer que l'organisation actuelle atteint ses limites :

• les factures sont préparées au dernier moment ;
• les relances clients sont régulièrement repoussées ;
• les justificatifs s'accumulent avant d'être envoyés au comptable ;
• certaines démarches administratives restent plusieurs jours dans la liste des choses à faire ;
• les tâches administratives sont réalisées le soir ou entre deux rendez-vous ;
• le dirigeant ou un membre de l'équipe consacre de plus en plus de temps à des tâches qui ne correspondent pas réellement à son métier.

Dans une petite structure, il n'est pas toujours pertinent de recruter immédiatement une personne dédiée à l'administratif. Le besoin peut représenter quelques heures par semaine ou quelques heures par mois seulement.
L'externalisation permet justement de commencer avec un périmètre limité, puis de le faire évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.

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Mais que peut-on réellement déléguer ?

C'est souvent la principale difficulté.
Quand on a toujours géré soi-même son entreprise, on peut avoir l'impression que beaucoup de tâches ne peuvent être réalisées que par soi. Pourtant, une grande partie de l'administratif quotidien peut être confiée à une personne extérieure, à condition de définir clairement les règles et les responsabilités.

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La facturation et le suivi des clients

Il est par exemple possible de déléguer :

• la préparation et l'envoi des factures ;
• le suivi des règlements ;
• les relances en cas de retard de paiement ;
• la préparation des devis ;
• la mise à jour des informations clients ;
• le classement et l'archivage des documents commerciaux.

Le dirigeant conserve naturellement la maîtrise de ses décisions commerciales. Il délègue simplement leur traitement administratif.

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La pré-comptabilité

L'objectif n'est pas de remplacer l'expert-comptable, mais de préparer et d'organiser les éléments dont il a besoin.
Cela peut comprendre :

• la collecte et le classement des factures fournisseurs ;
• la récupération des justificatifs ;
• le rapprochement des factures et des règlements ;
• le suivi des notes de frais ;
• la préparation des éléments à transmettre au cabinet comptable ;
• le suivi des pièces manquantes.

Une organisation régulière évite notamment de devoir rechercher dans l'urgence plusieurs mois de justificatifs au moment d'une échéance comptable.

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L'administratif courant

De nombreuses autres tâches peuvent également être prises en charge :

• gestion et classement de documents ;
• mise à jour de tableaux de suivi ;
• rédaction et envoi de courriers ;
• suivi de contrats et d'abonnements ;
• échanges administratifs avec les fournisseurs ;

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L'administration liée aux salariés

Lorsqu'une entreprise commence à recruter, une nouvelle couche administrative apparaît.
Une partie de cette gestion peut également être déléguée : collecte des éléments nécessaires à la paie, suivi des congés et absences, préparation des documents à transmettre au cabinet RH ou au gestionnaire de paie, organisation des dossiers salariés ou encore suivi des échéances administratives.

Là encore, il ne s'agit pas de remplacer les professionnels compétents sur les sujets juridiques, sociaux ou de paie, mais de prendre en charge le travail administratif nécessaire à leur bon suivi.

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Comment savoir ce qu'il faut déléguer en premier ?

Une méthode simple consiste à observer son quotidien pendant quelques semaines.
Quelles sont les tâches qui reviennent régulièrement ? Lesquelles prennent du temps sans nécessiter votre expertise ? Lesquelles avez-vous tendance à repousser ?
Vous pouvez ensuite les classer en trois catégories :

• Je dois le faire moi-même

Décisions stratégiques, négociations importantes, validation de dépenses, décisions RH…

• Je dois valider, mais quelqu'un d'autre peut préparer

Paiements, factures particulières, documents importants, dossiers nécessitant votre accord…

• Quelqu'un d'autre peut le gérer

Classement, facturation récurrente, relances, collecte de documents, mise à jour de tableaux, préparation de dossiers…

Cette distinction permet souvent de constater que déléguer ne signifie pas perdre le contrôle.
Au contraire : vous conservez la décision, mais vous n'avez plus nécessairement à assurer toute l'exécution.

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Déléguer progressivement plutôt que tout transférer

Externaliser son administratif ne signifie pas transmettre du jour au lendemain l'ensemble de la gestion de son entreprise.
Il est généralement plus simple de commencer par quelques tâches bien identifiées.
Par exemple : la facturation et les relances clients.

Une fois le fonctionnement établi, d'autres missions peuvent progressivement être ajoutées : pré-comptabilité, suivi fournisseurs, administration RH, gestion documentaire…
Cette approche permet de définir les bons processus, les niveaux de validation et les accès nécessaires tout en conservant une bonne visibilité sur ce qui est réalisé.

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Et si votre administratif vous prenait moins de temps ?

Lorsque l'entreprise grandit, l'administratif grandit avec elle. Mais cela ne signifie pas que le dirigeant doit continuer à tout gérer lui-même.
Déléguer certaines tâches permet de remettre son temps là où il a le plus de valeur : développer son activité, accompagner ses clients, piloter son entreprise et travailler sur son cœur de métier.

Timaa accompagne les entreprises dans l'externalisation de leurs tâches administratives.
Nos assistants administratifs salariés peuvent prendre en charge, à distance, tout ou partie de votre gestion administrative selon les besoins de votre entreprise : administratif courant, facturation, suivi des règlements, pré-comptabilité, gestion documentaire ou encore suivi administratif RH.
Vous gardez la maîtrise de votre activité. Nous prenons en charge l'administratif que vous choisissez de nous confier.

Retrouvez toutes les informations sur notre service d'assistance administrative externalisée sur le site Timaa.

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